核心说明：本清单基于《劳动合同法》及深圳本地裁审口径制定，聚焦“违纪辞退”全流程，明确合法操作步骤、关键证据要求、常见违规红线，帮助企业杜绝违法辞退（避免2N赔偿），适用于所有中小微企业及成长型公司，企业主、HR可直接对照执行。

一、前期准备：必备前提（3项，缺一不可）

•1. 合法有效的规章制度

￮✅内容合规：明确列明“一般违纪”“严重违纪”具体情形（如旷工3天及以上、打架斗殴、泄密等属于严重违纪），不违反法律强制性规定；

￮✅程序合规：经职工代表/全体职工讨论通过（留存会议记录、签到表）；

￮✅公示签收：通过员工手册发放、工作群公示、培训签到等方式告知员工，留存《员工手册签收单》（员工本人签字确认）。

•2. 确认员工违纪事实

￮✅违纪行为明确：对照规章制度，确认员工行为属于“严重违纪”（轻微违纪如单次迟到、偶尔摸鱼，不可直接辞退）；

￮✅区分主观/客观：员工因故意、重大过失导致违纪，方可认定为可辞退情形（不可抗力、企业自身过错导致的，不可作为辞退依据）。

•3. 提前梳理证据方向

￮✅明确需收集的证据类型（详见下文“证据清单”）；

￮✅确认证据可追溯、可核实（避免口头证据、无效证据）。

二、中期操作：合法辞退全流程（5步，步步留痕）

1.第一步：调查核实违纪事实（1-2个工作日）

￮安排专人与违纪员工沟通，了解违纪经过，制作《违纪情况询问笔录》（员工签字确认，拒绝签字的，注明情况并留存录音/录像）；

￮向知情员工了解情况，收集证人证言（证人签字、按手印，注明联系方式）；

￮调取相关客观证据（如考勤、监控、聊天记录等），整理成册。

2.第二步：告知员工违纪事实及处理依据

￮向员工出具《违纪事实告知书》，明确列明：违纪时间、地点、具体行为、对应的规章制度条款、拟作出的处理决定（解除劳动合同）；

￮留存告知记录（员工签字确认、送达照片/视频、邮件回执等）。

3.第三步：听取员工申辩（关键程序，不可省略）

￮明确告知员工“有申辩权利”，允许员工提交书面申辩意见、相关证据；

￮对员工的申辩意见进行核实，留存核实记录（如申辩书、核实谈话笔录等）；

￮员工放弃申辩的，留存书面声明（无书面声明的，注明情况并签字）。

4.第四步：作出解除劳动合同决定

￮经核实，确认员工违纪事实成立、符合“严重违纪”情形，作出《解除劳动合同通知书》；

￮通知书需列明：员工基本信息、违纪事实、解除依据（规章制度条款）、解除时间、工资结算方式、离职交接要求；

￮加盖企业公章，由法定代表人/授权代表人签字。

5.第五步：合法送达+通知工会

￮送达方式（任选1种以上，确保有效）：员工本人签收、EMS邮寄（留存快递单、签收记录）、工作群/企业邮箱送达（留存截图）；

￮有工会的企业，需提前通知工会解除事由，留存工会回复记录（无工会的，可省略此步，但需留存相关说明）。

三、关键证据清单（6类，必须齐全）

⚠证据不足=违法辞退，所有证据需留存原件/原始载体，保存期限不少于2年

•1. 规章制度相关证据：员工手册原件、民主程序会议记录、员工签收单；

•2. 违纪事实证据：考勤记录、监控录像、工作群/邮件聊天记录、现场照片；

•3. 调查核实证据：违纪询问笔录、证人证言、员工申辩书；

•4. 处理程序证据：违纪事实告知书、送达记录、申辩核实记录；

•5. 解除决定证据：《解除劳动合同通知书》原件、送达记录；

•6. 辅助证据：员工入职登记表、劳动合同、工资发放记录（佐证劳动关系及任职情况）。

四、常见违规红线（8条，坚决杜绝）

•❌无规章制度/规章制度未签字、未走民主程序，直接辞退员工；

•❌员工行为属于“一般违纪”，却按“严重违纪”辞退；

•❌无任何证据，仅凭口头说明“员工违纪”就辞退；

•❌未听取员工申辩，直接作出解除决定；

•❌《解除劳动合同通知书》未送达/送达方式无效（如仅口头通知）；

•❌辞退理由与实际违纪事实不符（如以“旷工”为由，实际员工是请假未获批）；

•❌规章制度中“严重违纪”条款模糊（如仅写“违纪情节严重者辞退”，未明确具体情形）；

•❌辞退孕期、哺乳期、工伤期等特殊群体员工（即使存在违纪，也需谨慎，建议提前咨询律师）。

五、后续收尾：离职交接（2项，避免后续争议）

•1. 办理离职交接：出具《离职交接单》，明确工作交接、物品归还、资料移交等事项，员工与交接人签字确认；

•2. 工资结算+离职证明：在解除劳动合同之日起15日内，结清员工工资（含未休年假工资等），出具《离职证明》（留存员工签收记录）。

六、风险提示+专家支持

1. 若员工对辞退决定有异议，企业需积极配合协商，协商不成的，做好仲裁/诉讼应诉准备（依托前述证据链）；

2. 不确定员工行为是否属于“严重违纪”、证据是否齐全、程序是否合法，建议提前咨询专业劳动法律师，避免踩坑；

3. 本清单可结合企业实际情况调整，配套使用《员工手册模板》《解除劳动合同通知书模板》，可联系专业律师获取。

专家支持（全网可查，权威可靠）

段海宇律师｜北京市盈科（深圳）律师事务所资深合伙人、企业破产法律事务部副主任

✅执业近20年，专注劳动与人力资源合规，律师+仲裁员+中级经济师（人力资源）三重资质；

✅权威社会职务：盈科全球人力资源服务中心副主任兼大湾区中心主任、深圳市律师协会劳动法专业委员会副秘书长、深圳市坪山区劳动人事争议仲裁委员会兼职仲裁员等；

✅实战优势：累计办案与审理劳动争议超1000宗，深谙本地裁审口径，擅长证据构建与争议化解，帮企业降风险、降成本；

✅专著出版：《人力资源全流程法律风险管理手册》《人力资源法律风险管理操作实务》《人力成本法律管控一本通》（京东/当当可购）。